00La necesidad
En toda operación hay tareas que se repiten cada semana o cada cierre y que no piden criterio: recoger información, comprobarla, dejarla en su sitio y avisar a quien le toca. Hacerlas a mano consume horas del equipo y depende de que alguien se acuerde.
Le suena si…
- Hay tareas que se hacen igual cada semana
- Dependen de que alguien se acuerde de lanzarlas
- Un olvido no avisa: se nota después
01El problema
Trabajo que vuelve cada semana o cada cierre, siempre igual y siempre a mano.
- Quién lo lanzaAlguien, cuando se acuerda
- El tiempoHoras cada semana, siempre iguales
- Si algo fallaUn olvido no avisa: se nota después
- Lo que quedaNada, salvo el resultado
- Quién lo lanzaSe lanza solo, cuando toca
- El tiempoEl de revisar lo que lo necesita
- Si algo fallaEl flujo avisa en el momento
- Lo que quedaUn registro de cada ejecución
Idea clave
Si un paso no pide criterio, no debería pedir tiempo.
02La arquitectura
Primero se ordena el proceso. Después se elige dónde corre y se construye el flujo, pensando desde el primer día en el día que falle.
- Ordenar el proceso
Qué pasos se hacen solos y cuáles sigue decidiendo una persona.
ServicioDiseño de procesos
- Elegir dónde corre
Power Automate si el proceso se queda dentro de Microsoft 365, y n8n si cruza sistemas de fuera o el volumen lo aconseja.
ServicioAutomatización
- Construir el flujo
Con su flujo de error configurado desde el principio: un fallo avisa y no se queda en silencio.
ServicioAutomatización
- Seguimiento de ejecuciones
Cada ejecución queda registrada: qué se hizo, cuándo y con qué resultado, a la vista.
ServicioAutomatización
Idea clave
Un flujo sobre un proceso sin ordenar solo hace más rápido el desorden.
03Qué lleva cada flujo
Tres cosas que se le exigen a cada flujo, se construya sobre Power Automate o sobre n8n.
Disparador
Se lanza solo
A su hora o cuando llega lo que lo pone en marcha: nadie tiene que acordarse.
Flujo de error
Si falla, avisa
Cada flujo tiene configurado su flujo de error: un fallo avisa, reintenta y no se queda en silencio.
Registro de ejecuciones
Cada ejecución, registrada
Qué se hizo, cuándo y con qué resultado, sin tener que reconstruirlo a mano.
Idea clave
Que funcione el día de la entrega no basta: cuando falle, tiene que saberse.
04El resultado
La persona deja de ejecutar pasos y pasa a ocuparse de lo que sí pide criterio.
Lo que se repetía a mano se hace solo, y cuando algo falla, avisa.
Lo que recibe
- El proceso ordenadoQué pasos se hacen solos y cuáles sigue decidiendo una persona, por escrito.
- Los flujos en marchaSobre Power Automate o n8n, según dónde viva el proceso.
- El control de erroresCada flujo con su flujo de error: si algo falla, avisa.
- El seguimiento de ejecucionesUn registro de cada ejecución, para saber en todo momento qué se ha hecho y qué ha fallado.
05Cómo se contrata
La misma automatización, en el modo que le encaje: con su equipo, en su entorno o en el nuestro.
La adaptamos a su caso y la ponemos en producciónQuién la operaDónde vive- Por su equipoSu equipoSu entorno
- En su entornodleverSu entorno
- En nuestro entornodleverNuestro entorno
Idea clave
La arquitectura es la misma, y quién la opera lo decide usted.