00La necesidad
Buena parte de la información de una empresa llega en documentos: de proveedores, de clientes, de sus propios equipos. Para que esa información se pueda usar hay que pasarla al sistema, y hacerlo a mano es un trabajo que crece con el volumen y en el que un error de tecleo se paga tarde.
Le suena si…
- Alguien dedica horas a pasar datos de documentos al sistema
- Los errores aparecen semanas después, en otro sitio
- Revisar exige mirar documento a documento
01El problema
Los documentos llegan en papel o en PDF, y alguien pasa sus datos al sistema a mano.
- Cómo entra el datoTecleado, campo a campo
- El errorNo se ve al teclear
- Cuándo se descubreTarde, cuando ya no es barato
- Qué se revisaTodos los documentos, uno a uno
- Cómo entra el datoExtraído del documento
- El errorSe señala en el momento
- Cuándo se descubreAntes de entrar en el sistema
- Qué se revisaSolo las excepciones
Idea clave
Los datos ya están en el documento, y alguien los vuelve a teclear uno a uno.
02La arquitectura
La IA como extractor estructurado, no como agente autónomo: esquema de salida definido, vacío cuando el dato no está y escalado a una persona. En tres pasos.
- Acotar la entrada
Qué documentos entran y qué campos se extraen de cada uno.
ServicioDiseño de procesos
- Extraer y validar
Cada documento se contrasta con el pedido o el maestro correspondiente.
ServicioInteligencia Artificial
- Volcar y avisar
Lo que encaja entra en el sistema, y lo que no, se señala en el momento.
ServicioAutomatización
Idea clave
La IA hace el trabajo repetitivo, y la decisión sigue siendo de una persona.
03El resultado
Lo que no cuadra aparece en el momento, en lugar de semanas después, cuando todavía es barato corregirlo.
Quien revisaba documento a documento pasa a revisar solo las excepciones.
Lo que recibe
- La extracción de los campos acordadosQué documentos entran y qué datos se sacan de cada uno, definido al empezar.
- La validación contra sus datosCada documento se contrasta con el pedido o el maestro que corresponda.
- El volcado automático al sistemaLo que encaja entra solo, sin que nadie lo teclee.
- Una bandeja de excepcionesLo que no cuadra se señala en el momento, para que lo revise una persona.
04Qué no hace la IA
Idea clave
Si el dato no aparece en el documento, la respuesta correcta es vacío.
05Cómo se contrata
La misma extracción, en el modo que le encaje: con su equipo, en su entorno o en el nuestro.
La adaptamos a su caso y la ponemos en producciónQuién la operaDónde vive- Por su equipoSu equipoSu entorno
- En su entornodleverSu entorno
- En nuestro entornodleverNuestro entorno
Idea clave
La arquitectura es la misma, y quién la opera lo decide usted.